Millaiset tehtävät tulevat tehdyksi?
Listaan tehtäviä, joiden tekemisen todennäköisyyttä voit pohtia. Pitäisi opetella soittamaan pianoa. Jonkun pitäisi pestä ikkunat. Yrityksen verkkosivut pitäisi uudistaa. Kymmenen minuutin yritysesityksen diat pitää valmistella tiistaiksi.
Mitä pianon soiton opetteleminen käytännössä tarkoittaa? Millä perusteella voi todeta onnistuneensa? Jos pianoa ei huvita opetella soittamaan, onko sillä mitään seurauksia? Jos esitysdiat jättää tekemättä seurauksena on julkista häpeää esityksessä. Yhteistä tehdyksi tulleille tehtäville ovat määrätty vastuuhenkilö, konkreettinen tehtävä, selkeät valmistumiskriteerit, aikarajoitus ja seuraukset tekemättömyydestä.
1 Lopeta multitasking – poista häiriötekijät
Työskentely vaikuttaa päällisin puolin kovin tehokkaalta kun samaan aikaan suunnittelee mitä pitäisi tehdä, kirjoittaa sähköpostia, tarkastaa Facebookin, lukee alan uutisia, vastaa puheluihin ja tekee töitä. Sorrutaan kuitenkin puuhasteluun tuottavuuden sijaan – 98%:lle ihmisistä multitaskingista on enemmän haittaa kuin hyötyä. Työn laatu kärsii. Teet helposti monta tehtävää huonosti, sillä jatkuvat keskeytykset hävittävät mielestä kaikki yksityiskohdat etkä pysty löytämään oleellista.
Varaa sähköpostin tarkastamiselle oma aikansa. Voit jopa laittaa Gmailin välittämään uudet viestit vain kun sinulle sopii. Tee yksi asia kerrallaan. Jos et tee sosiaalisen median markkinointia, et tarvitse työaikana Facebookia.
2 Tee selkeä tehtävälista
Tee lista tehtävistä. Voit käyttää kynää ja paperia tai sovellusta. Itse käytän Todoist:ia, joka välittää tehtävälistat myös älypuhelimeen. Kun tehtävä on tehty se rastitaan tai vedetään yli. Hyvän tehtävän tuntomerkkinä on selkeys. Siitä pitää selvitä mitä pitää tehdä ja millä perustella tehtävä on tehty. Suuremmat tehtävät kannattaa jakaa alatehtäviin.
Jos päätehtävänä on kirjoittaa blogikirjoitus, sen alatehtäviä ovat esimerkiksi aiheen päättäminen, 3-5 tiedonlähteen etsiminen, otsikoiden päättäminen, kuvan valitseminen, tekstikappaleiden kirjoitus, tarkistus ja julkaisu.
3 Erota suunnittelu ja toteutus
Suunnittelun ja toteutuksen erotus pohjautuu kohtaan 1 – lopeta multitasking. Erota toisistaan vaiheet, jossa suunnittelet mitä ja miten teet sekä vaiheen, jossa toteutat suunnitelman. Kun suunnittelet tehtävän etukäteen, voit selvittää kuinka paljon aikaa tehtävä vaatii, et tee turhaa työtä ja tehtävä ei paisu ja haaraudu kesken toteutuksen.
4 Aikarajoitukset ja määräajat
Aikarajoitukset pakottavat keskittymään oleelliseen. Kello käy. Ei ole aikaa epäolennaisuuksille. Jos olet joskus tehnyt jonkin suuren koulutehtävän viimeisenä iltana ennen palautusta, tiedät miten määräaika pakottaa tuloksia syntymään. Tarkoitus ei ole hankkia vatsahaavaa stressillä, vaan opetella keskittymään oikeisiin asioihin. Yksityiskohtien hiomisen aika on vasta kun suuret kokonaisuudet ovat kunnossa. Aika-arvioita on vaikeaa määrittää multitasking-työskentelylle, sillä jatkuvat keskeytykset vievät aikaa ja keskittymistä.
5 HIIT-työskentely
Yhdistämällä kaiken yllä olevan, syntyy intervallijuoksua muistuttava työskentelytapa ”HIIT-työskentely” (HIIT = High-Intensity Interval Training). Kuten intervallitreenissä, työskentely jaetaan toisiaan seuraaviksi osiksi, kuten jako 10-45-5
- 10 minuuttia suunnittelua
- 45 minuuttia työskentelyä
- 5 minuuttia taukoa (pois tietokoneelta)
Ensin 10 minuutin aikana suunnitellaan mitä tulevana 45 minuuttina tehdään. Listataan tehtävät ja selvitetään miten ne tehdään. 45 minuutin aikana toteutetaan suunnitelma. Lopuksi noustaan viideksi minuutiksi pois koneelta, venytellään, juodaan vettä – ei tarkasteta sähköpostia.
Osien aikoja voi muuttaa mieleisekseen ja näitä kiertoja voi tehdä useita putkeen. Kriittistä on rajoittaa tekeminen vain yhteen asiaan kerrallaan. Ajanseurantaan kannattaa käyttää puhelimen ajastinta, jolloin kelloa ei tarvitse vilkuilla lainkaan, eikä työskentelyn aloittaminen ole kiinni tasatunnista. Työskentelytapa sopii tietotyöstä kodin siivoamiseen.
Bonus: Älä tee kaikkea itse
Varma tapa saada vuorokaudesta aika loppumaan on tehdä kaikki itse. Oman asiantuntemuksen ja taitojen ulkopuolella olevat tehtävät kannattaa ulkoistaa. Esimerkiksi yrityksen verkkosivujen rakennus on tehtävä, jota yrittäjän ei kannata tehdä itse. Jos sivusto kuitenkin tarvitsisi tekijää, ota minuun yhteyttä.